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中小企業需要什么樣的智慧辦公系統?

2020-1-7 8:33:58      點擊:

中小企業需要什么樣的智慧辦公系統?

智慧辦公包含了兩個方面,一方面是以復印機、打印機為代表的辦公設備,一方面是以ERPOA系統為代表的辦公軟件。對大多數中小企業而言,成本是考慮的首要因素,在預算滿足的情況下才會考慮硬件或軟件的信息化、智能化、便捷化。新一輪的中美貿易戰給撲朔迷離的全球經濟潑了一盆冷水,兩個大國之間的博弈無疑已經嚴重損害了雙方企業的利益,也讓東莞制造業面臨生存和轉型的壓力。同時也帶來了新的機遇,倒逼企業進行全球化布局,不再單戀美國市場,它們嘗試走出去,走向歐洲,走向東南亞,走向非洲。唯有專注,能夠在細分領域做到前三名的走的會很輕松,否則會很辛苦。管理學大師彼得·德魯克說過“任何管理成本高的事務都應該外包”,企業可以將一些非核心事務的工作外包出去以便自己能夠專注于技術和市場,能夠外包的有很多:產品設計、加工、IT系統、人力資源、辦公設備。歐美日等發達國家有的企業將非核心事務部門全部外包出去也是我們可以借鑒學習的。


 

企業辦公設備需求有很多,除了復印機這類大眾設備,還會有很多行業應用的打印機,比如:發票用的針式打印機,標簽用的條碼打印機,送貨單用的針式打印機,財務用的票據掃描儀,設計用的A1大幅面打印機,桌面型的一體機,小票用的熱敏機。企業在采購、管理、維修、更換耗材等環節浪費了大量的人力物力,需要一個系統能夠更好的解決這個問題。從生命周期的全鏈條來管理企業所有的辦公設備是該系統的核心功能。

智慧辦公系統至少應該具備的幾個功能:

一、                    維修呼叫:登錄系統之后,進去企業專屬的頁面,這里記錄了客戶所有的設備,選中設備可以選擇維修服務,拍照上傳故障圖片,在線提交工單,后臺接到工單確認之后就安排技術人員上門維修,客戶可以在系統里看到,指派了哪位技術員,預計什么時間可以到現場。工單完成后可以在線支付費用,在線下載電子發票。

二、                    設備選購:采用會員制方式進行銷售,所有會員企業可以在系統內以低于或等于市場價(京東價)采購各類辦公設備,不面向個人客戶及非會員客戶。

三、                    耗材選購:通過采集會員企業的設備品牌、數量、型號等各類指標,中央倉儲系統會配備適量的庫存來響應,當你需要硒鼓或者色帶時登錄系統在自己企業的頁面可以看到相關部分和相關型號的設備,只需要點進去,就能看到相關的購買鏈接,在線提交、在線付款,通常隔天快遞送達。同樣采用會員制形式銷售,價格會低于市場價,因為商品是基于大數據進行的采購和調配,相當于企業團購價。

四、                    二手置換:會員企業可以在置換頁面和供應商置換同類設備,也可以發布轉讓信息,便于有需要二手設備的其他企業能夠看到信息及促成交易。

五、                    辦公用品的延伸:既然能在系統里管理辦公設備和購買辦公耗材,同樣的可以在系統里采購和管理辦公用品,系統會為客戶開通進銷存功能,即所有辦公用品在系統里采購、系統里領取、系統里審核,當系統的某類辦公用品接近預警值(數量少于設定的標準),就會提供操作員進行采購操作,月結客戶每月可自助生產對賬單,自助下載發票。

六、                    應急調撥:A企業需要的某個辦公設備或辦公用品損壞或者其他原因不能正常工作,附件范圍內的會員企業BCD可以在線響應,看自己是否可以滿足A企業需求,從而形成互幫互助的會員關系,為相關企業創造更多的附加價值。

七、                    閑置設備交易:每個企業都或多或少有些檢測、測量、測試、灌膠、焊接、沖壓、鈑金、注塑等設備閑置,需要轉讓或者需要采購二手設備。如果直接賣廢品或者賣給二手回收商可能拿不到好的價格,在同類型企業之間傳遞此類信息,是精準有效的。系統的操作人員一般是行政部分,他們可以輔助企業進行此類信息發布和交易的操作。

八、                    針對寫字樓同樓層或者工業園辦公集中的區域,部署云打印系統,多家企業共享數碼復印機,采用手機驗證、密碼驗證、刷卡驗證的方式來進行打印復印掃描、費用統計,避免重復購置或租賃資產。

東莞市樂印辦公設備有限公司專注于為客戶提供復印機租賃和打印管理解決方案,LECOPY商標已成功注冊,意味著創建辦公服務品牌的進程正式開啟。用務實的作風對待工作、用發展的眼光看待問題、用創新的視角審視行業、用智慧的產品服務客戶。與你攜手,智慧同行,懂機,更懂你!

 

結束語:智慧辦公系統的目標就是一個人,一個賬號,一個系統能夠快速高效的解決辦公領域的事。讓人事能夠專注的做與人相關的工作,搞好招聘、培訓、管理工作,把事交給系統來完成。


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